Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen

1. Algemeen

1.1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Aangeklaagde: de persoon tegen wie een klacht is ingediend vanwege ongewenste omgangsvormen.
2. Bevoegd gezag: directeur/bestuurder; de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland (zie bijzondere bepalingen inzake de positie van de directeur/bestuurder).
3. Klacht: een schriftelijke, feitelijke beschrijving van de ongewenste omgangsvormen, waarbij wordt aangegeven waarom deze gedragingen als ongewenst zijn ervaren.
4. Klachtencommissie: de commissie tot wie de persoon die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden met een klacht. De commissie onderzoekt deze klacht en brengt advies uit aan het bevoegd gezag met daarin een oordeel over de gegrondheid van de klacht en een voorstel omtrent de te nemen maatregelen.
5. Klager: de persoon die een klacht over ongewenste omgangsvormen heeft en deze indient bij de klachtencommissie.
6. Melder: de persoon die zich in verband met ongewenste omgangsvormen tot de vertrouwenspersoon wendt.
7. Vertrouwenspersoon: de door de directeur/bestuurder benoemde functionaris (bij Alzheimer Nederland extern bij het GIMD geregeld), tot wie de persoon die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen zich kan wenden voor advies, ondersteuning en begeleiding.
8. Ongewenste omgangsvormen (*):
   a. Discriminatie: elke vorm van onderscheid, uitsluiting, beperking of voorkeur, die een achterstand en/of achterstelling van een medewerker persoon of groepen personen wegens zijn/hun ras, etnische afkomst, leeftijd, handicap, geslacht, seksuele geaardheid ten doel heeft of kan hebben.
   * In de Arbo-wet vallen de ongewenste omgangsvormen zoals discriminatie, seksuele intimidatie, pesten en agressie en geweld onder de psycho-sociale arbeidsbelasting (PSA). Ook werkdruk valt daaronder. De factor werkdruk is geen specifiek aandachtsgebied van de vertrouwenspersoon, maar hoort thuis bij de leidinggevende, P&O of bedrijfsmaatschappelijk werk.
   b. Seksuele intimidatie: enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.
   c. Agressie en geweld: voorvallen waarbij verbaal, non-verbaal een persoon psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen, onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met de activiteiten van de organisatie;
   d. Pesten en treiteren: alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter, van één of meerdere personen gericht tegen een persoon of groep van personen die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag.
9. Draagvlak: om een veilige werkomgeving te bieden moet er vanuit de organisatie draagvlak zijn wat betreft de klachtenregeling en het beleid op Ongewenst Gedrag bij de directeur/bestuurder, en het MT, OR en alle medewerkers. De directeur/bestuurder onderschrijft dit draagvlak door een intentieverklaring die wordt bijgevoegd bij de klachtenregeling.

1.2 Reikwijdte van de klachtenregeling

1. Iedereen - werknemer, vrijwilliger, stagiaire, gedetacheerde, uitzendkracht, zzp’er of anderen die al dan niet in het kantoorpand van Alzheimer Nederland werken voor Alzheimer Nederland of tot uiterlijk een jaar geleden werkzaam was bij Alzheimer Nederland, valt binnen de reikwijdte van deze klachtenregeling en kan gebruik maken van de vertrouwenspersoon en van de klachtenregeling. Dat geldt evenzeer voor mensen met dementie en hun naasten en andere externen die deelnemen aan activiteiten en/of gebruikmaken van de diensten en/of faciliteiten van Alzheimer Nederland.
2. Deze regeling is tevens van kracht op functionarissen die niet werkzaam zijn bij Alzheimer Nederland maar wel werkzaam zijn op de verdieping van Alzheimer Nederland en in verband met deze werkzaamheden te maken hebben met ongewenste omgangsvormen.

2. Vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen

2.1  Benoeming, schorsing en ontslag van de vertrouwenspersoon

1. De directeur/bestuurder benoemt, schorst en ontslaat de vertrouwenspersoon.
2. De Ondernemingsraad heeft instemmingsrecht inzake de benoeming, schorsing en het ontslag van de vertrouwenspersoon (WOR art 27, eerste lid, onderdeel d).
3. De directeur/bestuurder stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid zijn/haar taken naar behoren te vervullen.
4. De vertrouwenspersoon wordt, gezien de onafhankelijkheid en de aard en omvang van de organisatie, bij voorkeur extern aangetrokken. Wel kunnen er tevens interne vertrouwenspersonen worden aangesteld, die een klankbordfunctie hebben en de eerste opvang doen.

2.2 Taken van de vertrouwenspersoon

1. Het opvangen, van advies dienen en begeleiden van de klager, alsmede het zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie;
2. het door middel van het inschakelen van een bemiddelaar trachten tot een oplossing te komen. Als deze bemiddeling, naar het oordeel van de klager, onvoldoende tot een oplossing leidt, of de verhoudingen ernstig verstoord zijn, kan, zo de klager en de aangeklaagde dit wensen een deskundige of een externe mediator worden ingeschakeld.
3. het adviseren over en behulpzaam zijn van de klager bij eventueel verder te nemen stappen;
4. het ondersteunen en begeleiden van de persoon die geconfronteerd is met ongewenste omgangsvormen bij het indienen van een klacht ter zake bij de klachtencommissie en bij het horen door deze commissie;
5. het geven van gevraagd of ongevraagd advies aan de directeur/bestuurder op het gebied van beleid, preventie van en voorlichting over ongewenste omgangsvormen in de organisatie;
6. het geven van voorlichting op het gebied van ongewenste omgangsvormen in de organisatie;
7. het anoniem registreren van de aard, omvang en afhandeling van de meldingen over ongewenste omgangsvormen om deze informatie ter beschikking te stellen van de directeur/bestuurder. Dit kan in de vorm van een jaarverslag;
8. het verlenen van nazorg aan de persoon die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen. Het doel hiervan is onder meer te bezien of het indienen van een klacht niet leidt tot repercussies voor de klager, of de ongewenste gedragingen zijn opgehouden, of de door het bevoegd gezag gestelde maatregel wordt uitgevoerd;
9. de vertrouwenspersoon is gecertificeerd bij de LVV (Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen) en voldoet aan alle eisen die daaraan zijn verbonden.

2.3 Werkwijze en bevoegdheden van de vertrouwenspersoon

1. De vertrouwenspersoon werkt onafhankelijk en mag geen lid zijn van de klachtencommissie, de ondernemingsraad of de directeur/bestuurder of bedrijfsarts, P&O’er of leidinggevende zijn.
2. De vertrouwenspersoon legt verantwoording af aan de directeur/bestuurder met in achtneming van de vertrouwelijkheid.
3. De vertrouwenspersoon is bevoegd informatie in te winnen die noodzakelijk is om tot een goed inzicht te komen omtrent de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing. De vertrouwenspersoon neemt daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid in acht, ter bescherming van de privacy van alle betrokkenen.
4. De vertrouwenspersoon is verplicht tot het vertrouwelijk omgaan met hetgeen haar of hem in verband met de werkzaamheden als vertrouwenspersoon ter kennis komt. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon als regel alleen naar buiten treedt met wat de cliënt hem verteld heeft, met toestemming van de cliënt. In uitzonderingssituaties als er gevaar dreigt voor de cliënt of voor een ander heeft de vertrouwenspersoon de bevoegdheid de vertrouwelijkheid te doorbreken op grond van een zogeheten conflict van plichten. Personen die door de vertrouwenspersoon zijn benaderd zijn tevens tot deze vertrouwelijkheid verplicht.
5. De vertrouwenspersoon verwerkt de persoonsgegevens in verband met zijn taken conform de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming.

3. Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen

3.1 Instelling, samenstelling en benoeming van de klachtencommissie

1. De directeur/bestuurder stelt een klachtencommissie in. De klachtencommissie van Alzheimer Nederland kan extern belegd worden.
2. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht inzake de instelling en samenstelling van de klachtencommissie (WOR art 27, eerste lid, onderdeel d).
3. De klachtencommissie bestaat uit drie leden.
4. De klachtencommissie bestaat uit een voorzitter en twee andere leden. De voorzitter is niet werkzaam voor/is niet als vrijwilliger actief voor Alzheimer Nederland en heeft evenmin andere banden met Alzheimer Nederland
5. De directeur/bestuurder benoemt voor ieder lid een plaatsvervanger.
6. De benoeming van de leden en plaatsvervangers geldt, behoudens tussentijds ontslag, voor een periode van drie jaar en kan eenmaal voor drie jaar worden verlengd. In geval van tussentijds aftreden wordt een opvolger benoemd voor de periode die zijn voorganger nog te vervullen zou hebben.
7. Uitgesloten van benoeming zijn de directeur/bestuurder, leidinggevenden, medewerkers van de afdeling P&O, OR-leden, vertrouwenspersoon, bedrijfsarts en bedrijfsmaatschappelijk werk, allen werkzaam voor Alzheimer Nederland.
8. Binnen de klachtencommissie dient zowel juridische deskundigheid als deskundigheid op het gebied van ongewenste omgangsvormen aanwezig te zijn.
9. De klachtencommissie wordt zo divers mogelijk samengesteld, waarbij in ieder geval beide seksen vertegenwoordigd zijn.
10. Een lid van de klachtencommissie mag niet direct of indirect betrokken zijn bij de ongewenste omgangsvormen waarover een klacht is ingediend. Is dit het geval, dan neemt de plaatsvervanger van dat lid de behandeling van de klacht over.
11. Er wordt een secretaris aangesteld die tevens het archief beheert. De secretaris is geen lid van de klachtencommissie maar ondersteunt de werkzaamheden van de commissie.
12. De klachtencommissie verplicht zich tot deskundigheidsbevordering.
13. Na afronding van een klacht, vindt een evaluatie plaats tussen directeur/bestuurder, klachtencommissie en de vertrouwenspersoon.

3.2 Taken en bevoegdheden van de klachtencommissie

1. De klachtencommissie oordeelt over de ontvankelijkheid van een klacht. Een klacht is ontvankelijk wanneer de klacht wordt ingediend door een persoon die daartoe op grond van dit reglement bevoegd is en het tot de competentie van het bevoegd gezag behoort om maatregelen te nemen inzake de klacht over ongewenste omgangsvormen, zoals benoemd in de algemene bepalingen van dit reglement (zie art. 1.1).
2. De klachtencommissie stelt een onderzoek in naar iedere bij haar schriftelijk ingediende klacht die ontvankelijk is voor klachtbehandeling, mits het personen betreft genoemd in art. 3.2, lid 1.
3. De klachtencommissie brengt op grond van haar onderzoek een rapport van bevindingen uit en haar advies aan de directeur/bestuurder.
4. De klachtencommissie is bevoegd:
   a. tot het oproepen van daarvoor in aanmerking komende derden voor het verkrijgen van inlichtingen.
   b. tot het opvragen van ter zake dienende bescheiden, indien en voor zover die ten behoeve van de werkzaamheden van de klachtencommissie noodzakelijk zijn;
   c. een onderzoek ter plekke in te stellen of te doen instellen;
   d. zich door deskundigen van advies en bijstand laten dienen.
5. De klachtencommissie is bevoegd de directeur/bestuurder gevraagd en ongevraagd te adviseren inzake het beleid met betrekking tot ongewenste omgangsvormen.
6. Na afronding van een klacht brengt de klachtencommissie een geanonimiseerd verslag uit aan de directeur/bestuurder over haar werkzaamheden. Het verslag wordt ter kennis gebracht van de ondernemingsraad en de vertrouwenspersoon.

3.3 Procedure van de klachtbehandeling

1. Na de ontvangst van een klacht zendt de klachtencommissie binnen een week een ontvangstbevestiging aan de klager. De klachtencommissie stelt de aangeklaagde schriftelijk in kennis van de ingediende klacht.
2. Binnen een week na ontvangst van de schriftelijke klacht maakt de klachtencommissie schriftelijk aan klager kenbaar of klager en klacht ontvankelijk zijn en of de klacht in behandeling genomen wordt. Klager wordt hierbij tevens geïnformeerd over:
   a. de verdere procedure;
   b. het recht op kennisnemen van alle stukken waarop de klachtencommissie zijn advies baseert;
   c. het recht op bijstand door een raadsman/- vrouw en/of vertrouwenspersoon;
   d. het feit dat de klacht wordt doorgezonden aan de aangeklaagde
   e. het feit dat alle stukken die aan de klachtencommissie worden toegezonden en alle informatie die mondeling aan de klachtencommissie wordt verstrekt, ook ter kennis komt van de aangeklaagde.
3. De klachtencommissie zendt de klacht aan de aangeklaagde, tegelijkertijd met de stukken als bedoeld in lid 2. De aangeklaagde wordt hierbij tevens gewezen op:
   a. de procedure klachtbehandeling;
   b. het recht op kennisnemen van alle stukken waarop de klachtencommissie zijn advies baseert;
   c. het recht op bijstand door een raadsman/-vrouw en/of vertrouwenspersoon. De kosten van een raadsman zijn voor eigen rekening van de aangeklaagde. De kosten voor de vertrouwenspersoon zijn voor rekening van de organisatie;
   d. de mogelijkheid om binnen een door de klachtencommissie aan te geven, redelijke, termijn schriftelijk en inhoudelijk te reageren op de klacht;
   e. de aangeklaagde heeft de mogelijkheid uitstel aan te vragen van deze termijn;
   f. het feit dat alle stukken die aan de klachtencommissie worden toegezonden en alle informatie die mondeling wordt verstrekt aan de klachtencommissie ter kennis komt van de klager.
4. De klachtencommissie hoort afzonderlijk de klager en de aangeklaagde. Daarnaast kan zij getuigen en deskundigen horen, voor zover dit naar het oordeel van de klachtencommissie en in verband met een zorgvuldige behandeling van de klacht noodzakelijk is.
5. De klachtencommissie kan getuigen horen die ten opzichte van klager en/of aangeklaagde anoniem willen blijven voor zover de klachtencommissie tot het oordeel komt dat deze wens tot anonimiteit redelijk is en het horen van de getuige noodzakelijk is voor een goede klachtbehandeling. Het verslag van de hoorzitting van de anonieme getuige wordt na de akkoordverklaring door getuige, geanonimiseerd en zonder herkenbare gegevens gezonden aan klager en aangeklaagde.
6. De zittingen van de klachtencommissie zijn niet openbaar.
7. Van iedere hoorzitting waarin klager, aangeklaagde, getuigen of een ander persoon, worden gehoord, wordt een verslag gemaakt. De klachtencommissie stuurt binnen een week na de hoorzitting het verslag voor akkoordverklaring naar de gehoorde persoon.
8. De betrokken persoon zendt het verslag, binnen twee weken, ondertekend, terug naar de klachtencommissie. Indien betrokkene weigert het verslag te ondertekenen, wordt de reden hiervan in het verslag vermeld. Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld om schriftelijk commentaar aan het verslag toe te voegen.
9. Na akkoordverklaring zoals bedoeld in lid 7 of na het verstrijken van de termijn van twee weken, zoals bedoeld in lid 8, zendt de klachtencommissie de wederzijdse verslagen van de hoorzittingen en de verslagen van de getuigen naar de klager en de aangeklaagde met bijbehorende verklaringen en stukken die tijdens deze hoorzittingen aan de klachtencommissie zijn aangeboden. Klager en aangeklaagde worden, in het kader van recht van hoor en wederhoor, in de gelegenheid gesteld, binnen twee weken, schriftelijk op de wederzijdse verslagen/verklaringen te reageren.
10. Klager en aangeklaagde hebben het recht om kennis te nemen van alle verslagen, verklaringen en andere stukken waarop de klachtencommissie zijn advies baseert.
11. De klachtencommissie brengt binnen twee weken na het ontvangen van alle ondertekende verslagen en de wederzijdse verklaringen, een schriftelijk advies uit aan de directeur/bestuurder. In het advies stelt de commissie vast of en in welke mate de klacht naar haar mening gegrond of ongegrond is. Een klacht is gegrond wanneer de klachtencommissie gemotiveerd kan onderbouwen dat de ongewenste gedragingen hebben plaatsgevonden, ten aanzien van wie, op welke wijze met welke frequentie.
12. De termijn van twee weken kan schriftelijk en gemotiveerd met ten hoogste twee weken worden verlengd.
13. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde gestuurd.

3.4 Bepalingen met betrekking tot de klacht

1. Klachten kunnen alleen schriftelijk worden ingediend.
2. Klachten over ongewenste omgangsvormen kunnen tot twee jaar nadat de gedragingen het laatst hebben plaatsgevonden worden ingediend bij de klachtencommissie.
   Het klachtschrift bevat:
   a. naam, functie en geboortedatum van de klager;
   b. naam en functie van de aangeklaagde. Indien niet bekend, een beschrijving van aangeklaagde persoon en/ of diens werkzaamheden;
   c. de omschrijving van de gedragingen waartegen de klacht zich richt;
   d. datum van het incident of de incidenten;
   e. dagtekening;
   f. ondertekening door klager.
3. Anonieme klachten worden door de klachtencommissie niet in behandeling genomen.
4. Tot het moment van de uitspraak kan de klager zijn klacht intrekken. In dat geval worden alle stukken met betrekking tot de klacht vernietigd, met uitzondering van het procedureel verslag.
5. Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel klager als aangeklaagde bereid blijken tot bemiddeling of mediation schort de klachtencommissie de behandeling van de klacht op.

3.5 Geheimhouding en bescherming van de privacy

1. De privacy van betrokkenen wordt zoveel mogelijk beschermd
2. De leden van klachtencommissie en zij die de klachtencommissie ondersteunen, dienen over al hetgeen zij in verband met de klacht vernemen, geheimhouding te betrachten;
3. Bij de aanvang van iedere hoorzitting wijst de voorzitter de te horen persoon en de andere aanwezigen op het vertrouwelijk karakter van de klachtbehandeling.

4. Besluit van de directeur/bestuurder

1. De directeur/bestuurder neemt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie een schriftelijk besluit of zij het advies van de klachtencommissie (gedeeltelijk) overneemt en indien dit het geval is, of dit advies aanleiding geeft tot het nemen van de door de klachtencommissie voorgestelde maatregelen. De termijn van twee weken kan schriftelijk en gemotiveerd eenmaal verlengd worden met twee weken.
2. Indien de directeur/bestuurder besluit het advies van de klachtencommissie niet over te nemen, terwijl de klacht door de klachtencommissie (ten dele) gegrond is verklaard, beschrijft de directeur/bestuurder de redenen die tot dit besluit hebben geleid.
3. Het besluit van de directeur/bestuurder wordt toegezonden aan de klager en de aangeklaagde. De klachtencommissie ontvangt een afschrift van het besluit.

5. Overige bepalingen

1. In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de directeur/bestuurder, gehoord de vertrouwenspersoon, dan wel de voorzitter van de klachtencommissie.
2. De directeur/bestuurder vraagt over elk voorstel tot wijziging van deze regeling advies aan de vertrouwenspersoon en de klachtencommissie voordat het voorstel tot wijziging wordt vastgesteld. Wijzigingen worden instemming aan de ondernemingsraad voorgelegd.
3. Gegevens die betrekking hebben op het indienen van een klacht worden niet in het personeelsdossier opgenomen. Wel worden eventuele sancties vastgelegd en wordt een afschrift van het besluit van de directeur/bestuurder in het personeelsdossier opgenomen.
4. Alle stukken, verslagen en overige gegevens met betrekking tot de behandeling van de klacht worden door de secretaris van de klachtencommissie in een klachtdossier vastgelegd. Dit dossier wordt vijf jaar, te rekenen vanaf het eerste jaar nadat de klacht is behandeld, bewaard.
5. Na afhandeling van de klacht neemt de secretaris alle stukken, verslagen en andere gegevens waarover de leden van de klachtencommissie in verband met de klacht beschikken in en vernietigt deze.
6. Leden van de klachtencommissie en de interne vertrouwenspersoon (voor zo ver van toepassing) mogen niet door of vanwege hun positie in de onderneming benadeeld worden, uit hoofde van hun lidmaatschap van de commissie. Zij genieten dezelfde bescherming als de leden van de ondernemingsraad op grond van artikel 21 van de Wet op de Ondernemingsraden.
7. De directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland ziet erop toe dat de werknemer niet wordt benadeeld in zijn positie in de onderneming door het indienen van een klacht.

6. Bijzondere bepalingen inzake de positie van directeur/bestuurder

1. In geval de directeur/bestuurder op enigerlei wijze is betrokken bij de klacht, treedt voor deze regeling de voorzitter van de Raad van Toezicht in de plaats van de directeur/bestuurder.
2. De klachtenregeling en de daarin opgenomen procedure zal in de gevallen zoals omschreven in lid 1 door de Raad van Toezicht onverkort worden gevolgd. Daar waar in deze regeling directeur/bestuurder staat genoemd dient derhalve Raad van Toezicht te worden gelezen.