De wet Huis voor klokkenluiders geldt vanaf 1 juni 2016. Alle organisaties waar meer dan 50 mensen werken moeten een klokkenluidersregeling hebben. Hierin staat hoe de werkgever omgaat met meldingen van een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid. De wet regelt de mogelijkheden voor melding. Een werkgever is volgens de wet niet alleen iemand die mensen in loondienst heeft. Iedereen die arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten is werkgever. Het doel van de wet is actief zorg te dragen voor een veilig meld- en organisatieklimaat en het bieden van bescherming voor werknemers die een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid willen melden. De melder dient daarvoor de procedure correct te doorlopen: eerst intern melden en pas wanneer dit niet goed werkt - of als er redenen zijn die interne melding belemmeren - mag de werknemer extern melden.

Hoofdstuk 1: Definities

1.        Werknemer:

degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid verricht of heeft verricht dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid verricht of heeft verricht zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel h, van de wet Huis voor klokkenluiders. Onder deze definitie vallen ook de leden van de Raad van Toezicht, vrijwilligers, stagiaires, flexwerkers, zzp-ers en ex-werknemers.

2.        Werkgever:

degene die krachtens arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht of publiekrechtelijke aanstelling arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten, zoals bedoeld in artikel 1, onderdeel g, van de wet Huis voor klokkenluiders.

3.        Directeur/bestuurder:

de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland.

4.        Raad van Toezicht:

degenen die zijn benoemd als lid van de Raad van Toezicht van de onderneming. De leden van de Raad vallen voor deze regeling onder de hierboven opgenomen ruime definitie van werknemer.

5.        CBF Toezichthouder Goede Doelen:

het Centraal Bureau Fondsenwerving zijnde de toezichthouder voor goede doelen in Nederland

6.        Adviseur:

een derde persoon verbonden aan Alzheimer Nederland

7.        Vertrouwenspersoon:

diegene die door de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland is aangewezen om als zodanig voor de onderneming te fungeren. De vertrouwenspersoon werkt met in achtneming van de vertrouwelijkheid en binnen de taken zoals vastgelegd in het functieprofiel. Alzheimer Nederland heeft deze functie extern belegd.

8.        Interne melding:

melding aan een derde persoon verbonden aan Alzheimer Nederland

9.        Externe melding:

melding aan een externe derde persoon of organisatie als bedoeld in hoofdstuk 3 van deze regeling.

10.        Een vermoeden van een integriteitschending of onregelmatigheid:

a.     een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een onvolkomenheid of ongerechtigheid van algemene, operationele en/of financiële aard die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de onderneming. Het betreft onregelmatigheden die zodanig ernstig zijn dat die vallen buiten de reguliere werkprocessen en de verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende overstijgen.

b.     een handeling die in strijd is met de gedragsregels van Alzheimer Nederland;

11.        Een vermoeden van een misstand en/of misdrijf:

een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een wantoestand, een illegale of immorele praktijk, die plaatsvindt onder verantwoordelijkheid van de onderneming en waarbij een groot maatschappelijk belang in het geding is, in verband met:

a.     een (dreigend) strafbaar feit, zoals diefstal, corruptie en valsheid in geschrifte;

b.     een (dreigende) schending van wet- en/of regelgeving;

c.      een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen of aantasting van het milieu;

d.     een (dreiging van) bewust onjuist informeren van publieke organen of aantasting van het functioneren van de openbare dienst of onderneming;

e.     een (dreigende) verspilling van maatschappelijke/collectieve middelen;

f.      een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten.

12.         Huis voor klokkenluiders:

a.     Afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, tweede lid, van de wet Huis voor klokkenluiders.

b.     Afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders: de afdeling onderzoek van het Huis voor klokkenluiders, bedoeld in artikel 3a, derde lid, van de wet Huis voor klokkenluiders.

13.         Deze regeling is niet bestemd voor:

a.     het melden van persoonlijke klachten van medewerkers/vrijwilligers over aangelegenheden in verband met het (vrijwilligers)werk aangaande individuen;

b.     het melden van gewetensbezwaren in verband met het verrichten van normale ondernemingsactiviteiten;

c.      het uiten van kritiek op door de werkgever gemaakte beleidskeuzes;

d.     het melden van klachten over bejegening, discriminatie en andere klachten die vallen onder de Klachtenregeling Ongewenst Omgangsvormen van Alzheimer Nederland;

e.     elke melding waar een andere regeling in voorziet.                                                           

Hoofdstuk 2: Interne procedure

Een werknemer kan bij een vermoeden van een misstand, integriteitschending of onregelmatigheid:

  1. Een adviseur in vertrouwen raadplegen;
  2. De vertrouwenspersoon als adviseur in vertrouwen raadplegen;
  3. De afdeling advies van het Huis voor klokkenluiders in vertrouwen raadplegen.

Artikel 2.1: Interne melding

1. Vanuit onderzoek is bekend dat interne meldingen de meeste garantie bieden voor een duurzame oplossing. Elke misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid (of een vermoeden daarvan) dient daarom in eerste instantie intern te worden gemeld.

2.  De melder meldt het vermoeden van een onregelmatigheid, integriteitsschending of misstand - volgens de in deze interne regeling beschreven procedure - direct bij:

a.   de leidinggevende (ingeval het een medewerker betreft)/de contactpersoon (ingeval het een vrijwilliger betreft) of, indien hij melding aan zijn direct leidinggevende/contactpersoon niet wenselijk acht;

     b.   de vertrouwenspersoon of

        c.   de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland.

3. Indien de melding van het vermoeden van een onregelmatigheid, integriteitsschending of misstand het functioneren van de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland betreft, kan deze direct worden gemeld aan de vertrouwenspersoon.

4. De melder kan een externe melding doen als sprake is van een uitzonderingssituatie zoals bedoeld in hoofdstuk 3 onder 2. Hierbij kan de melder zich laten bijstaan door de vertrouwenspersoon.

5. De in voorgaande sub-artikelen bedoelde functionarissen die de melding hebben ontvangen, leggen die melding met vermelding van de ontvangstdatum schriftelijk vast en laten die melding voor akkoord tekenen door de melder. De melder ontvangt binnen 5 werkdagen een afschrift. De ontvangende functionaris brengt de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland zo spoedig mogelijk op de hoogte van een gemeld vermoeden van een integriteitschending, onregelmatigheid of misstand onder vermelding van de datum waarop de melding ontvangen is.

6. Indien de melding heeft plaatsgevonden bij de vertrouwenspersoon, brengt deze de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland respectievelijk in geval lid 3 van toepassing is, de Raad van Toezicht, op de hoogte op de wijze die met de melder is besproken en overeengekomen.

7. De directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland respectievelijk in geval lid 3 van toepassing is, de Raad van Toezicht, stuurt binnen één week na ontvangst van de melding een ontvangstbevestiging aan de melder. In de ontvangstbevestiging wordt gerefereerd aan de oorspronkelijke melding.

8. Na ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk een onderzoek gestart. Daarbij wordt door de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland respectievelijk door de Raad van Toezicht beoordeeld of een externe derde als bedoeld in hoofdstuk 3 op de hoogte moet worden gebracht van het vermoeden van een onregelmatigheid, integriteitsschending of misstand.

9. De directeur/bestuurder respectievelijk de Raad van Toezicht of een functionaris/onderzoeker is bevoegd bij interne commissies en/of werkgroepen en medewerkers van Alzheimer Nederland inlichtingen te vragen, dan wel bescheiden op te vragen en in te zien, die de aangelegenheid betreffen waarop een onderzoek betrekking heeft. Interne commissies en/of werkgroepen en medewerkers zijn verplicht binnen de door de verzoeker aangegeven termijn te voldoen aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid. Indien de melder daartoe schriftelijk toestemming verleent, heeft de aangewezen functionaris inzage in op hem betrekking hebbende persoonlijke gegevens.

10. De door de directeur/bestuurder aangewezen functionaris/onderzoeker is bevoegd, indien dit naar zijn oordeel ten behoeve van het onderzoek is vereist, deskundigen in te schakelen. De aangewezen functionaris/onderzoeker kan, indien dit naar zijn oordeel ten behoeve van het onderzoek is vereist, zonder voorafgaande toestemming alle plaatsen betreden waar de interne commissie en/of werkgroep wiens gedraging wordt onderzocht, zijn taak verricht.

11. Zowel de melder als degene aan wie een vermoeden van integriteitschending, onregelmatigheid of misstand is gemeld, behandelen de melding vertrouwelijk.

Artikel 2.2: Vertrouwenspersoon

  1. Op aanwijzing van de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland en na advies van de Ondernemingsraad kan een vertrouwenspersoon worden benoemd die de melding van een vermoeden van een integriteitschending, een onregelmatigheid respectievelijk misstand in ontvangst neemt. De vertrouwenspersoon kan optreden als procesbewaker bij de meldingsprocedure. Alzheimer Nederland heeft de functie vertrouwenspersoon extern ondergebracht bij het bedrijfsmaatschappelijk werk.
  2. De vertrouwenspersoon begeleidt en ondersteunt de melder tijdens het proces en functioneert voor medewerkers als sparringpartner bij integriteitsvragen.
  3. Op het moment dat duidelijk wordt dat er binnen de organisatie vermoedens zijn van ernstig grensoverschrijdend gedrag is de vertrouwenspersoon verplicht dit conform het CBF Keurmerk bij het CBF te melden. 
  4. De vertrouwenspersoon kan het bevoegd gezag gevraagd en ongevraagd adviseren ten aanzien van het integriteitsbeleid en het doorvoeren ervan in de organisatie.
  5. De vertrouwenspersoon draagt bij aan de bekendheid in de organisatie met de vertrouwenspersoon en het thema ‘integriteit’ door, gesteund door het bevoegd gezag, regelmatig het onderwerp integriteit onder de aandacht te brengen en te houden.
  6. De vertrouwenspersoon functioneert met gezag, geloofwaardigheid en is in die hoedanigheid onafhankelijk van (de leiding van) de onderneming.
  7. Indien de vertrouwenspersoon een werknemer is die in dienst is van de onderneming, dan is op de vertrouwenspersoon de rechtsbescherming van het benadelingsverbod uit de wetgeving van toepassing.

Artikel 2.3: Standpunt

1. Binnen een periode van acht weken vanaf het moment van de interne melding, wordt de melder door de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijk standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand, integriteitschending of onregelmatigheid. Daarbij wordt tevens aangegeven tot welke stappen de melding heeft geleid. Het standpunt wordt geformuleerd met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de te verstrekken (bedrijfs)informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, zoals privacyregelgeving.

2. Als het standpunt niet binnen acht weken kan worden gegeven, wordt de melder door de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Daarbij wordt aangegeven binnen welke termijn de melder het standpunt tegemoet kan zien. Deze aanvullende termijn mag maximaal vier weken bedragen.

Hoofdstuk 3: Externe melding

1.   De melder kan na het doorlopen van de procedure inzake de interne melding als bedoeld in hoofdstuk 2 een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid melden bij een externe derde als bedoeld in dit artikel indien:

a. de melder het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 2.3 en van oordeel is dat het vermoeden ten onrechte terzijde is gelegd;

b. de melder geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijn(en) als bedoeld in art. 2.3.

2.   De melder kan een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid met voorbijgaan aan de interne meldingsprocedure direct extern melden in de navolgende situaties waarbij sprake is van:

a. acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt;

b. een situatie waarin de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van de interne melding;

c. een duidelijk aanwijsbare dreiging van verduistering of vernietiging van bewijsmateriaal;

d. een eerdere melding overeenkomstig de procedure van dezelfde misstand, die de misstand niet heeft weggenomen;

e. een wettelijke plicht tot directe externe melding.

3. De externe derde in de zin van deze regeling is iedere organisatie of vertegenwoordiger van een organisatie, niet zijnde de vertrouwenspersoon, aan wie de melder te goeder trouw een vermoeden van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid meldt omdat naar zijn of haar redelijk oordeel er van een zodanig zwaarwegend maatschappelijk belang sprake is, dat dit belang in de omstandigheden van het geval zwaarder moet wegen dan het belang van de onderneming bij geheimhouding. Daarbij geldt dat de melding van het vermoeden van een misstand, integriteitsschending of onregelmatigheid plaats dient te vinden aan die externe derde die daarvoor naar redelijk oordeel het meest in aanmerking komt, zoals

a. Het Huis voor de Klokkenluiders;

b. De Inspectie voor de Gezondheidszorg, de Arbeidsinspectie of het

c. Openbaar Ministerie van Justitie.

De melder houdt enerzijds rekening met de effectiviteit waarmee die externe derde kan ingrijpen en anderzijds met het belang van de onderneming bij een zo gering mogelijke schade als gevolg van dat ingrijpen.

Hoofdstuk 4: Rechtsbescherming melder

1. De melder van een misstand, integriteitschending of onregelmatigheid die te goeder trouw en zorgvuldig handelt, wordt in zijn rechtspositie beschermd. Hieronder wordt verstaan dat de melder door of vanwege zijn of haar melding van een onregelmatigheid, integriteitsschending of misstand op geen enkele wijze wordt benadeeld in zijn rechtspositie jegens de onderneming. De bescherming is niet beperkt tot een bepaalde tijd. Onder deze bescherming vallen de volgende rechtspositionele en/of arbeidsrechtelijke besluiten:

a. verlenen van ontslag, anders dan op eigen verzoek;

b. tussentijds beëindigen of het niet verlengen van een tijdelijk dienstverband;

c. niet omzetten van een tijdelijk dienstverband in een vast dienstverband;

d. verplaatsen of overplaatsen van de melder of het weigeren van een verzoek daartoe;

e. treffen van een disciplinaire maatregel;

f. onthouden van salarisverhoging;

g. onthouden van promotiekansen;

h. afwijzen van verlof.

2. Van zorgvuldig handelen - zoals genoemd in 4.1 - is sprake indien:

a. de melder de desbetreffende feiten eerst intern aan de orde heeft gesteld als bedoeld in hoofdstuk 2, tenzij dat in redelijkheid niet van hem/haar kon worden gevergd zoals voorzien in deze regeling;

b. de melder bij externe melding zoals voorzien in deze regeling de feiten op een passende wijze bekend maakt;

c. de melder een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden heeft dat de betreffende feiten juist zijn;

d. het belang van externe bekendmaking in maatschappelijk opzicht prevaleert boven het belang van de onderneming bij geheimhouding.

Hoofdstuk 5: Slotbepalingen

1. Deze regeling treedt in werking op 1 november 2018 en kan worden gewijzigd door de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland, na instemming van de Ondernemingsraad van Alzheimer Nederland. Een dergelijke wijziging treedt in werking vanaf een door de directeur/bestuurder van Alzheimer Nederland bepaalde datum.

2. Deze regeling wordt algemeen bekend gemaakt en is beschikbaar via de corporate website van Alzheimer Nederland (alsmede via het Vrijwilligersplein) en via internet als Meldprocedure Klokkenluidersregeling Alzheimer Nederland.